Электронный документооборот: что бизнесу следует знать об ЭДО и нескольких его важных нюансах

Валентина Фрейдина — руководитель отдела по работе с клиентами компании «1С:БухОбслуживание. Смартком», которая является партнёром сети «1С:БухОбслуживание», работает семь лет. Занимается цифровизацией бизнес-процессов клиентов, внедрила ЭДО более чем в 150 компаниях.

Электронный документооборот — это процесс создания цифрового юридически значимого документа, его передача по защищённому каналу, а также обработка и хранение. ЭДО начали внедрять в России в 2011 году, но самое широкое применение он получил с началом пандемии коронавируса — в 2020 году. Тогда бизнес убедился, как удобно обмениваться документами не в бумажном, а в электронном виде. Преимущества ЭДО заключаются в следующем:

Экономия времени. Не нужно отправлять распечатанные акты, договоры и контракты по почте или с курьером.

Экономия денег. Не приходится покупать бумагу, конверты, расходники для принтеров, платить курьерам.

Отсутствие бумажного архива. Не надо хранить документы несколько лет, выделяя для этого отдельные помещения или арендуя дополнительные площади.

Документы не теряются. Они вовремя поступают адресату и не могут исчезнуть «в пути». Данные хранятся на серверах операторов ЭДО, что надёжнее бумажных документов в архивах компаний. Конечно, при условии, что оператор не ушёл с рынка, а продолжает работать.

Экологичность. Отсутствие бумажного документооборота приводит к меньшему расходованию бумаги. На её производство, в свою очередь, расходуется меньше деревьев. По подсчётам студентов Лестерского университета, из одного дерева производят 17 пачек бумаги по 500 листов.

Государство на протяжении 13 лет подталкивает бизнес к переходу на ЭДО. Перевести на него всех плательщиков НДС планировалось в 2020 году, затем эта дата сместилась на 2022 год. Уже 2024 год, а соответствующий закон об обязательном использовании ЭДО до сих пор не принят. Пока обмениваться документами в электронном виде обязаны только пользователи системы маркировки товаров «Честный знак»: производители, дистрибьюторы и продавцы.

Интересы государства здесь понятны. С помощью ЭДО бизнес становится более прозрачным. Документы нельзя подписать задним числом: датой их заключения считается та, когда договоры или акты поступили оператору ЭДО.

Практики применения ЭДО стало больше, поэтому бизнес более лояльно относится к переходу с бумажных носителей на цифровые. Уже нет такого страха перед ЭДО, как было, допустим, 10 лет назад. Но всё равно некоторые опасения остаются. Они сводятся к двум моментам:

Потеря контроля над документооборотом. Многие и сейчас живут парадигмой «держу документ в руках — значит, он есть». Распечатал, положил у себя — и хорошо. А тут подписал документ — и непонятно, где он хранится. На самом деле документы «лежат» у оператора ЭДО, в его облачных хранилищах.

Боязнь нового. Перед внедрением ЭДО предприниматели часто думают: «Нужны ресурсы, чтобы всё узнать, подключить, установить и т. д.» На самом деле цена ЭДО вполне доступна: например, в «1С» базовая версия стоит 4500 рублей за год при безлимитном пользовании. У других операторов примерно сопоставимые цифры. Просто предприниматели, как и все люди, боятся всего нового. Особенно если бухгалтер небольшой компании (а в малом бизнесе внедрением ЭДО занимается чаще всего бухгалтер) не готов пройти через первые этапы — настройка и т. п.

В использовании электронной документации есть некоторые нюансы, которые знакомы не всем предпринимателям. Знание этих особенностей может сэкономить бизнесу ресурсы, а также уберечь от некоторых ошибок. Рассмотрим основные нюансы ЭДО, знакомые не всем пользователям.

Подписание документов

Документы в электронном виде получают юридическую силу благодаря электронной подписи (ЭП). По значимости она приравнивается к собственноручной подписи.

В малом бизнесе предприниматели или собственники компаний зачастую передают ЭП бухгалтерам и другим сотрудникам, чтобы не тратить время на подписание бумаг. Это может привести к неприятным последствиям: часть документов будет подписываться без ведома предпринимателя. К чему это может привести — думаю, не стоит объяснять.

Вместо такого использования электронной подписи можно оформить машиночитаемую доверенность. Это довольно свежий продукт, появившийся год назад. Сотрудники подписывают документы своей электронной подписью по доверенности директора. В документе стоят их фамилии, а не предпринимателя или собственника бизнеса.

Полномочия на подписание документов предприниматель или собственник может выдавать по своему собственному усмотрению. Это делается в специальном сервисе от налоговой службы.

Многие компании до начала работы в ЭДО с партнёрами просят их подписать бумажное соглашение о переходе на электронные документы. Это лишнее и по закону не требуется, что подтвердил Минфин в письме от 1 августа 2011 года № 03−07−09/26.

Операторы ЭДО и роуминг

Нередко бывает, что у одной компании заведено несколько личных кабинетов у разных операторов ЭДО. Зачем? Например, компания хочет заявиться на крупный тендер. А заказчик говорит, что для работы с ним обязательно нужно завести личный кабинет у конкретного оператора ЭДО. И компания выполняет это требование.


Далеко не все предприниматели знают, что ЭДО можно вести через одного оператора. В этой сфере между операторами существует роуминг: они обмениваются данными между собой, а их действия контролирует Министерство связи. У какого бы оператора компания ни обслуживалась — можно пользоваться межоператорским роумингом.


Сотрудничество с разными операторами приводит к неудобству. Бухгалтер, который обрабатывает документы, должен извлекать их из системы каждого оператора и вручную проводить внутри учётной системы компании. Это как одному человеку иметь 3−4 мобильных телефона. Один в большинстве случаев всё-таки удобнее.


Мы рекомендуем оставаться с одним ID: настраивать внутриоператорские роуминги (настройка просходит один раз при подключении) и использовать учётную систему от «1С». В этом случае все документы автоматически поступают в «1С», обрабатывать их вручную не приходится.

Дата в документах

Для электронного документооборота важна не дата, указанная в акте, договоре или соглашении, а дата, когда документ поступил к оператору ЭДО. Например, можно выписать акт о покупке товара от июля, но отправить его через ЭДО в ноябре. В расходах, НДС и бухучёте будет учитываться, что поставка состоялась в ноябре. В этом и есть смысл ЭДО — все документы нужно отправлять своевременно.


Компаниям стоит уделять должное внимание процессу подписания, техническим механизмам фиксации даты, а также архивированию и сохранению метаданных. Эти меры позволят обеспечить правовую и финансовую надёжность документооборота в отдельном бизнесе.

Вместо заключения

Электронный документооборот выгоднее для бизнеса, чем бумажный. Да, придётся потратить время и ресурсы на его внедрение и настройку, но эти инвестиции довольно быстро окупятся.

Следует помнить, что закон пока не требует обязательного использования электронных документов от всех предпринимателей. Точно так же ни один контрагент не вправе принуждать компанию работать с конкретным оператором ЭДО.